Der Ton macht die Musik – aber wer hebt eigentlich ab?
Ein Gast ruft an, weil er wissen möchte, ob sein Zimmer bereits vor 15:00 Uhr bezogen werden kann. Das Telefon klingelt, zum dritten Mal heute Vormittag. Doch niemand hebt ab – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil gerade eine Gruppe auscheckt, das Housekeeping durch Krankmeldungen knapp besetzt ist und in der Küche das Frühstücksteam gerade für 40 Personen sorgt.
Solche Szenen sind in Hotels mit 30 bis 50 Zimmern kein Ausnahmezustand mehr – sie sind Alltag. Und in genau diesem Alltag stellt sich die Frage: Wer springt ein, wenn niemand mehr da ist? Die Antwort könnte KI sein – aber nicht so, wie man es aus Hochglanzpräsentationen kennt.
Realität statt Robotik: Wo KI im Kleinen wirkt
Wenn „KI im Hotel“ fällt, denken viele sofort an sprechende Empfangsroboter oder smarte Chatbots mit Flair. Doch die wirksamsten Lösungen für kleinere Häuser sind deutlich unsichtbarer – und genau deshalb Wirkungsvoll.
Konkret kann KI heute schon:
- Standardmails automatisch beantworten (z. B. „Haben Sie noch ein Zimmer frei?“)
- Anfragen priorisieren, damit das Team weiß, was dringend ist
- Telefonate mitschneiden und To‑Dos daraus generieren
- Aufgaben für Housekeeping und Technik automatisiert verteilen
Solche Tools sind keine Zukunftsmusik, sondern bestehende Lösungen, die direkt eine spürbare Entlastung bringen. Das sagen auch Experten: „By automating routine tasks, AI allows staff to focus on more meaningful guest interactions …“
Praxisbeispiel: Landhotel Voshövel – KI als stiller Mitarbeiter
Ein konkretes Beispiel dafür liefert das Landhotel Voshövel am Niederrhein. Laut Hotel+Technik (Ausgabe 6/2023) nutzt das Haus inzwischen ein KI-gestütztes Kommunikationssystem, das eingehende Anfragen vorsortiert und häufige Anliegen automatisch beantwortet. Ziel war es, das Team in Zeiten hoher Auslastung zu entlasten .
Das Ergebnis:
- 40 % der Standardanfragen konnten binnen Minuten automatisiert beantwortet werden
- Gäste erhielten rund um die Uhr schnelle, konsistente Antworten
- Das Team hatte signifikant mehr Freiraum für individuelle Betreuung
Wie fängt man an? – Sieben Maßnahmen für den Einstieg
Hotels und Apartmenthäuser müssen nicht gleich alles digitalisieren – schon kleine Schritte reichen aus:
- Automatisierte Antworten auf Standardfragen per Mail oder Webflakes (z. B. über Tools wie Visito)
- Telefonassistenzsysteme mit intelligenter Sprach-KI, die Anrufe entlasten
- Digitales Aufgabenmanagement für Housekeeping & Technik, oft integriert in Hotelkit oder ähnliche Plattformen
- Analyse von Buchungsdaten zur besseren Planung (z. B. Dynamische Preisoptimierung)
- KI-gestützte Textgenerierung für Angebote und Plattformbeschreibungen
- Digitale Gästemappen & virtuelle Concierge-Tools mit Text- oder Sprach-Zugriff
- Transparente Kommunikation: Gästen erklären, wenn KI eingesetzt wird – schafft Vertrauen
Diese Schritte kosten wenig Zeit und Budget, aber liefern sofort spürbare Entlastung. Und zwar genau dort, wo heute der Druck am größten ist – in kleinen Teams.
Mehr Zeit für Gastlichkeit – nicht weniger Mensch
Es geht nicht darum, Menschen durch Maschinen zu ersetzen. Sondern darum, ihnen Zeit zurückzugeben – für echte Gastgebermomente, für Ruhe vor der nächsten Welle, für Qualität statt Quantität. Schon eine einfache Automatisierung kann den Morgenstart erleichtern: „Nur drei wirklich wichtige Mails?” – schon anders als vorher 34 Durchstöberungen.
Experten bestätigen zudem: “AI in hospitality allows businesses to streamline complex workflows …,” was letztlich Zeit freisetzt für den persönlichen Service .
Fazit: Es braucht keine Science‑Fiction – sondern Entlastung im Jetzt
KI‑Lösungen müssen nicht die Zukunft sein – sie sind Werkzeuge für den Alltag. Für Hotels mit 30–50 Zimmern zählen pragmatische Entlastung und gesteigerte Effizienz – nicht Showeffekte. Und sie funktionieren heute schon.
Wer intelligente Automatisierung einsetzt, schafft Raum für echte Aufmerksamkeit – den Luxus, den Gäste und Mitarbeitende gleichermaßen schätzen.
Denn oft beginnt Gastfreundschaft genau da, wo die Technik dezent im Hintergrund wirkt.
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