Kategorie: Digitalisierung

  • Bleiben, um zu verändern – warum ein Branchenwechsel nicht das Ende ist

    Bleiben, um zu verändern – warum ein Branchenwechsel nicht das Ende ist

    Wer einmal Teil der Hotellerie oder Gastronomie war, weiß: Das ist mehr als ein Job. Es ist ein Gefühl. Eine Haltung. Und für viele eine Lebenseinstellung. 

    Und wer so tief drinsteckt, bleibt selten ganz draußen – auch wenn sich der Weg ändert.

    Mein Einstieg war klassisch: Ferienjobs, eine Familie mit gastronomischer Historie, irgendwann ein natürliches Hineinwachsen in diese Rolle. Ich war mittendrin, aber der Blick von außen fehlte mir zunehmend. Das Machen allein reichte mir nicht mehr – ich wollte mitgestalten.

    Ich wollte verstehen, wie Dinge zusammenhängen – und vor allem, was man verbessern kann. Genau dieser Wunsch führte mich weg vom Hotelbetrieb und hinein in neue Lernfelder: Projekt- & Prozessmanagement, KI, agile Methoden.


    Ein Umlenken statt Abschied

    Der Wechsel war kein radikaler Schnitt. Eher ein gezieltes Umlenken der Energie. Ich hatte nie vor, der Hotellerie den Rücken zu kehren – ich wollte sie besser verstehen. Und aktiv unterstützen. Heute arbeite ich an digitalen Lösungen, angefangen beim KI-gestützten Tool, das Hotels entlasten soll – gerade dort, wo Zeit und Personal knapp sind.

    Was sich für mich persönlich verändert hat? Ich bin in eine Welt eingetaucht, die ich vorher nur streiflich kannte: agile Methoden wie Scrum, digitale Prozessoptimierung, komplexe Projektarbeit. Die Themenwelt ist dynamisch, herausfordernd, jeden Tag anders – und genau das entspricht meinem Naturell. Es bleibt spannend, nie langweilig – und gelegentlich nimmt man auch das ein oder andere „unnütze Experiment“ mit. Aber genau darin liegt der Reiz: sich täglich aufs Neue vorzuwagen.


    Die Realität, aus der heraus ich gestalte

    Ich kenne die Realität: Buffets aufbauen, Check‑ins managen, frühmorgendlich endende Nachtschichten. Und genau deshalb habe ich ein tiefes Verständnis dafür, was in dieser Branche fehlt. Es geht mir nicht um tadellose Effektivität oder Maximalsteuerungen. Sondern um sinnvolle Veränderungen, um Entlastung und Freiräume für diejenigen, die täglich Leistung bringen. Ich will Betriebe stärken – nicht umkrempeln. Ob durch Automatisierung, kluge KI-Tools oder praxistaugliche Konzepte: Es geht um echte Gastgeber, die gute Arbeit leisten wollen – ohne ausgebrannt zu sein.

    Mittlerweile gehen meine Blicke über die rein klassische Hospitality hinaus. Service ist branchenübergreifend – zwischen Arztpraxis und Werkstatt begegne ich denselben Herausforderungen: Wie halte ich eine gute Dienstleistung aufrecht, wenn Druck und Ressourcenlimitierung zunehmen? 

    Und vor allem: Wie schaffen wir Systeme, die Menschen wirklich unterstützen – ohne den persönlichen Kern der Gastlichkeit zu verwässern?


    Der persönliche Antrieb – Veränderung mit Mehrwert

    Ich glaube an das, was gute Gastgeber leisten. Ich glaube aber auch, dass wir ihnen mehr Zeit geben können – wenn wir klüger gestalten, digitaler denken und mutiger handeln. Diese Überzeugung treibt mich an – der Wunsch, einen echten Mehrwert zu liefern. Das geht nur mit einem tiefen Verständnis für die Abläufe, für die Menschen im Betrieb, für die alltäglichen Herausforderungen.

    Ein Branchenwechsel kann mehr sein als ein Abschied: Er kann ein Heimkommen mit neuer Perspektive sein. 

    Genau deshalb bin ich geblieben – um zu verändern. Weil ich mit dem Satz: „Das haben wir schon immer so gemacht“ nie gut leben konnte.


    Wonach strebe ich?

    Ich habe viel gelernt in den letzten Jahren. Nicht nur fachlich – auch über mich selbst. Durch Weiterbildungen in Projektmanagement, agilem Arbeiten im Projekt und KI-gestützten Anwendungen habe ich ein solides Fundament gewonnen. Struktur, Methoden, Systeme – das alles gibt mir heute Sicherheit. Und: Es hilft, andere zu überzeugen.

    Dabei vergesse ich nie, wo ich herkomme. Mein Branchenverständnis ist nicht theoretisch – es ist gelebte Praxis. Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn die Kaffeemaschine streikt und trotzdem 40 Frühstücke raus müssen. Dieses Erfahrungswissen macht es mir leicht, Prozesse zu lesen. Und es hilft mir, dort Lösungen zu entwickeln, wo vielleicht andere nur Probleme sehen.

    Natürlich war der Weg nicht immer gerade. Ein Branchenwechsel klingt auf dem Papier vielleicht mutig – aber wenn man mittendrin steckt, fühlt es sich oft nach Zweifel an. Trotzdem bin ich ihn gegangen. Ohne Vorbilder, ohne Blaupause. Nur mit dem Willen, mich neu aufzustellen, neu zu erfinden. Das braucht Mut – aber es lohnt sich.

    Was mich dabei hält, ist mein Netzwerk. Freundschaften, Kontakte, Menschen, die mich bestärken, wenn es hakt. Sie erinnern mich daran, dass Fortschritt nicht linear ist – und dass es okay ist, wenn’s mal ruckelt. Ohne diesen Rückhalt wäre vieles schwieriger gewesen.

    Und heute? Heute bin ich angekommen in einer Rolle, die ich selbst mitgestaltet habe. Ich baue, begleite, verbinde – zwischen der Welt der Hotellerie und den Möglichkeiten der Technologie.

    Was mich antreibt, ist der Wunsch, etwas zu gestalten. Ich will nicht nur mitarbeiten – ich will verbessern, da wo es zählt: im Alltag echter Menschen, in echten Betrieben.

    Ich suche nicht die perfekte Lösung im Lehrbuch. Sondern die, die in der Praxis funktioniert. Technik ist kein Selbstzweck. Sie muss Menschen helfen, nicht ersetzen. Es muss aus den realen Abläufen entstehen – aus dem, was wirklich wehtut.

    Dabei brauche ich Raum für Ideen, für Wirksamkeit. Nicht jeder Einfall wird ein Treffer – aber fast jeder bringt mich weiter. Und das ist es, was mich motiviert.

    Natürlich braucht es auch Vertrauen. In mich. In das Projekt. In die Vision. Manchmal stoße ich auf Skepsis – das gehört dazu. Aber wenn ich dann sehe, wie aus ersten Fragen echtes Interesse wird, wie ein Betrieb neue Wege denkt, dann weiß ich: Es lohnt sich. Und mein Mut zahlt sich aus.


    Was kommt als Nächstes?

    Aktuell arbeite ich am Aufbau von einem KI-inspirierten Assistenten für die Hospitality-Branche. Das Feedback ist vielversprechend, die Ideen sprudeln. Gemeinsam mit meinem Partner und auch mit meiner Frau trainieren und entwickeln wir den Prototyp vor Ort – mit Mut, Experimentierfreude und Herzblut.

    In den kommenden Monaten geht es für mich darum, den nächsten Schritt zu wagen – raus aus der Konzeptphase, rein in den echten Alltag. Erste Pilotbetriebe stehen bereit, um den KI-gestützten Assistenten im realen Betrieb zu testen. Dabei geht es nicht nur um technische Feinheiten, sondern vor allem darum, wie sich die Lösung in den Arbeitsalltag integrieren lässt – möglichst unauffällig, aber wirkungsvoll. Parallel arbeite ich daran, das System weiter zu verfeinern, Abläufe zu verschlanken und Prozesse so zu gestalten, dass sie skalierbar werden. Und natürlich braucht es auch Sichtbarkeit: Ich will zeigen, dass eine andere Art von Service möglich ist – unterstützend, intelligent, menschlich gedacht. Vertrauen wächst nicht durch Versprechen, sondern durch erlebte Praxis. 


    Was ich für mich mitgenommen habe

    Veränderungen fühlen sich oft wie Brüche an – dabei öffnen sie manchmal nur eine neue Tür. Ich selbst wusste lange nicht, wohin die Reise geht. Aber es hat geholfen, dranzubleiben.

    Wenn du aus der Branche kommst, nimm dieses Wissen ernst. Es ist wertvoll. Wer einmal erlebt hat, wie der Betrieb wirklich läuft, erkennt oft eher, was fehlt – und wo es sich lohnt, genauer hinzuschauen.

    Was mir geholfen hat? Mir nach und nach etwas aufzubauen, das trägt. Kein großer Plan, kein perfekter Masterplan – eher ein selbst gelegter Boden, Schritt für Schritt. Nicht alles davon war durchdacht. Aber genug, um weitergehen zu können. Und oft war da einfach dieses Gefühl: Ich will es versuchen.

    Und was mir besonders gutgetan hat: das Gespräch mit anderen. Nicht nur beruflich, auch privat. Es hilft, Dinge auszusprechen, sich zu sortieren – und zu merken, dass man mit vielem gar nicht so allein ist, wie man dachte.


    Manchmal braucht es Abstand, um die eigenen Stärken neu zu sortieren. Ich bin nicht ausgestiegen, um wegzugehen – sondern um anders zurückzukommen. Heute arbeite ich mit einem anderen Blick auf eine Branche, die mir nach wie vor viel bedeutet. Nicht mehr mittendrin, aber immer noch ganz nah dran. Und das fühlt sich richtig an.


  • Ein neuer Kollege, der nie schläft – wie kleine KI-Agenten die Gastlichkeit retten

    Ein neuer Kollege, der nie schläft – wie kleine KI-Agenten die Gastlichkeit retten

    Stell dir vor, der Gast hat am späten Abend geschrieben. Es geht um eine spontane Anfrage für drei Nächte ab morgen. Freundlich, spontan, konkret – aber die Nachricht bleibt unbeantwortet. Denn viele kleinere Hotels sind nicht dauerhaft besetzt. Keine Nachtschicht oder kein System, das übernimmt.

    Was dann passiert, ist typisch: Die Anfrage landet bei einem anderen Hotel, das schneller reagiert. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Mangel an Zeit, Struktur und digitaler Unterstützung.

    Mini-Agenten, großer Effekt

    In genau solchen Momenten könnten KI-Agenten übernehmen. Kleine, spezialisierte Workflows, gebaut mit Tools wie Make oder n8n und verbunden mit einem Sprachmodell wie GPT. Ein automatisierter Agent prüft die Verfügbarkeit eines Zimmers über ein HTTP-Modul, entscheidet dann anhand der Rückmeldung, ob eine Buchungszusage oder Absage formuliert wird – komplett datenschutzkonform und ohne menschliches Eingreifen. Die finale E-Mail wird im Stil des Hauses generiert, zur Kontrolle gesendet oder automatisch verschickt.

    KI-Agenten lesen, verstehen, priorisieren – und antworten im Stil des Hauses. Einige Betriebe haben bereits erste Szenarien im Training oder sogar im Einsatz: automatisierte Reservierungsantworten, vorausschauende Weiterleitungen, intelligente Formulare für Last-Minute-Buchungen.

    Prozessdenken trifft Tonalität

    Damit ein solcher Agent funktioniert, braucht es mehr als nur ein Tool. Es braucht ein Verständnis dafür, wie Gäste schreiben – und wie das Hotel klingt. Deshalb analysieren manche Teams ihre E-Mail-Korrespondenz, destillieren typische Formulierungen und schreiben Prompts, die stilvoll, aber flexibel bleiben. Wer hier Hilfe benötigt greift auf Tools zurück, wie OpenPrompt.co.

    Gerade im Aufbau kleiner, interner Assistenten lernen viele Betriebe wieder, so liest man es in einigen Foren, ihre Prozesse sauber zu strukturieren. Was bisher Bauchgefühl war – etwa die Reihenfolge, wie E-Mails beantwortet oder Social-Media-Posts geplant werden – wird jetzt in konkrete Regeln überführt. Das verändert nicht nur die Technik, sondern auch das Miteinander im Team.

    Vom Redaktionsplan zur Gäste-Kommunikation

    Neben E-Mails lassen sich auch redaktionelle Abläufe automatisieren. Hotels, aber auch Agenturen, Bildungseinrichtungen und Selbstständige nutzen GPT kombiniert mit Make oder n8n, um Content zu planen, zu erstellen und freizugeben. Ein zentraler Redaktionsplan in Google Sheets, eine Automatisierung, die Texte erzeugt und zur Freigabe versendet, Erinnerungen auslöst – und bei Freigabe sogar die Veröffentlichung einleitet.
    Einige Beispiel-Szenarien und die Erläuterung des Aufbaus, samt des Erfahrungsberichtes findet man im Blog von Make.com.

    Nicht nur fürs Hotel: Wer sonst automatisiert mit Make & Co?

    Laut verschiedenen Use Cases der No-Code-Plattformen wie Make und n8n werden solche Workflows in anderen Bereichen schon seit längerer Zeit genutzt:

    – In Personalabteilungen, um Bewerbungen zu sortieren und automatisch ein Zwischenfeedback zu senden.
    – In Marketingteams, um Kampagnen über mehrere Kanäle zu synchronisieren.
    – In Verwaltungen, um Formulare zu prüfen, Einreichungen zu filtern und Rückfragen zu automatisieren.
    – In Bildungseinrichtungen, um Newsletter, Stundenpläne oder Rückmeldungen zu organisieren.

    Die Möglichkeiten und Ideen sind nahezu unendlich, trotzdem sollte man sich darauf konzentrieren, nicht Technik zu zeigen, sondern Gastlichkeit zu ermöglichen – verlässlich, klar, leise im Hintergrund.

    Diskret, datensensibel, wirkungsvoll

    Je stärker die Automatisierung, desto wichtiger wird der Blick auf Datenschutz. Deshalb gilt: Keine personenbezogenen Daten ohne gesicherte Verarbeitung. Viele setzen dabei auf Make-Szenarien ohne externe Speicher oder hosten n8n selbst – DSGVO-konform und nachvollziehbar.

    Zeit für das, was wirklich zählt

    Ob Begrüßungsmail, Contentplanung oder Temperatursteuerung im Zimmer – kleine KI-Agenten übernehmen das, was standardisierbar ist, damit Menschen sich auf das konzentrieren können, was nicht ersetzt werden kann: Gespräch, Gastlichkeit, Haltung.

    Der Kollege, der nie schläft, wird nicht müde. Aber er ist auch nicht aufdringlich. Er unterstützt dort, wo er gebraucht wird – und hält sich zurück, wo es persönlich wird.

    Vielleicht ist das die beste Zukunftsform von Dienstleistung: effizient, sensibel, nah.

  • Vom Schlüsselcode zur Willkommenskultur – wie smarte Begrüßung wirklich ankommt

    Vom Schlüsselcode zur Willkommenskultur – wie smarte Begrüßung wirklich ankommt

    Der Moment der Wahrheit

    Ein Gast öffnet die Hoteltür mit einem Code aus der E-Mail. Das Türschloss klickt. Nichts weiter.

    Ja, der technische Check-in hat funktioniert. Aber irgendwie fehlt der „Willkommen!“-Moment – und genau den vermisst man sofort. Diese Lücke ist typisch für kleine Hotels mit Self‑Check‑in: Effizienz ist da – die emotionale Ankunft bleibt oft außen vor.

    Studien zeigen, dass Gäste innerhalb der ersten zehn Minuten entscheiden, wie sie ihren Aufenthalt bewerten – und der Empfang spielt dabei eine doppelte Rolle, rational und emotional .


    Self-Check-In: Effizienz ist gut – aber Gefühl fehlt

    Self-Check‑in verbreitet sich rasant: cloudbasierte Systeme, digitale Türschlösser, IoT-Tablets, NFC – genutzt in über 1 000 „Smart Hotels“ weltweit .

    Sie entlasten das Personal und ermöglichen flexible Anreisezeiten – ideal für kleinere Häuser. Doch viele dieser Systeme stoppen mit dem Öffnen der Tür – dort fängt aber erst der echte Moment an.

    Aktuelle Studien und Praxisberichte aus der Branche zeigen:

    • AI‑gestützte „Guest-Messaging“-Tools senden automatisierte, personalisierte Willkommensnachrichten – per E-Mail, SMS oder App .
    • Kleine IoT‑Tablets im Zimmer oder an der Lobby können Namen, Begrüßungstext und tagesaktuelle Infos anzeigen – inklusive Sprachansagen oder Lichtimpuls.

    Was eine gute Begrüßung heute leisten kann

    1. Persönlich statt generisch:

    Nicht „Willkommen im Zimmer 204“, sondern:

    „Herzlich willkommen, Frau Müller – Ihr Zimmer mit Balkon ist bereit.“

    Eine Studie von Rapid Innovation zeigt, dass 54 % der Gäste mehr personalisierte Erfahrungen erwarten – und 36 % wären sogar bereit, mehr dafür zu zahlen .

    2. Relevante Infos, klar serviert:

    Kein Papierchaos, sondern fokussierte Infolieferung via QR-Code-Text, TV-Display oder Tablet: WLAN-Zugang, Frühstückszeiten, Parkplätze.

    3. Atmosphäre schaffen:

    Beim Betreten ein Lichtstoß, dezente Musik oder ein angenehmer Duft – und schon fühlt sich der Raum „belegt“ und nicht unbewegt.

    4. Emotionale Verstärkung:

    Psycho‑Studien belegen: positive Emotionen während der Ankunft fördern Wiederkehr und gute Bewertungen .


    KI in der Begrüßung: Die Chance dahinter

    KI ist mehr als ein buzzword – sie liefert maßgeschneiderte, automatisierte Abläufe:

    • Automatische Texterstellung: aus Buchungsdaten wird ein persönlicher Begrüßungstext generiert, ohne manuelles Tippen
    • Chatbots und virtuelle Concierges beantworten FAQs – zu jeder Zeit, überall im Haus
    • Smart Room Automation stimmt Licht, Temperatur und Musik auf den Gast ein – basierend auf Profil und Uhrzeit 

    Wichtig: Gäste merken nicht, dass KI im Hintergrund läuft – sie spüren nur, dass jemand an sie gedacht hat.


    So starten kleine Hotels durch

    Konkret geht das so – ohne großes Budget:

    1. Vor‑Ankunftsbotschaften mit Persönlichkeit Automatisch generierte Willkommensnachrichten, versendet am Vortag der Anreise. Kostenpunkt: ab 30 € im Monat – inklusive SMS-Übermittlung.
    2. Info‑Tablets oder Schilder digital bespielen Einklemmbares Tablet mit Gastdaten, Begrüßungstext und Wetter-/Frühstücksinfos – inklusive Touchfunktion.
    3. Einfache Raumautomation Zutrittssensoren aktivieren Licht & Musik beim Eintreten – per smartem Steckdosenadapter ab 50 €.
    4. Chatbot im Web oder auf WhatsApp Ein KI-Chatbot, der FAQs beantwortet, Angebote macht oder Extras verkauft .

    Risiken & Herausforderungen

    Es funktioniert – aber Erfolg hängt vom richtigen Einsatz ab:

    • Zu viel Automatisierung wirkt kalt – KI soll ergänzen, nicht ersetzen.
    • Technik muss stabil sein – kein Gast will mitten im Check‑in im System hängen.
    • Datenschutz & Sicherheit sind Pflicht – besondere Vorsicht bei biometrischen oder sensiblen KI-Daten gespeichert im Hotelnetz.

    Der Schlüssel zur Willkommenskultur

    Self-Check-In ist heute etabliert. Aber sein Potenzial liegt nicht nur in der Tür – sondern im Moment danach.

    Kleine Hotels können mit wenig Aufwand starke Erfahrungen schaffen: automatisiert, ja – aber gefühlt menschlichempathisch und persönlich.

    So wird aus Technik ein Willkommensverstärker – genau da, wo es zählt.

  • Check-in ohne Check-out – die neue Guest Journey

    Check-in ohne Check-out – die neue Guest Journey

    Ein langer Messetag endet, 21:45 Uhr.

    Ein Gast erreicht das Hotel, müde von Terminen, Gesprächen und vollen Messehallen . Kein Licht an der Rezeption. Kein Problem. Die Tür öffnet sich automatisch. Auf dem Tablet im Zimmer leuchtet sein Name, WLAN und Frühstückszeiten sind schon hinterlegt. Kein Formular, kein Smalltalk – und doch fühlt er sich willkommen.

    Was wie ein Zukunftsszenario klingt, ist für immer mehr Hotels Realität. Willkommen in der neuen Guest Journey: digital, nahtlos – und menschlich, wenn man es richtig macht.


    Die Reise ist nicht verschwunden – sie ist nur anders

    Früher folgte der Hotelaufenthalt einem klaren Ablauf:

    Anfrage → Buchung → Check-in → Aufenthalt → Check-out → Bewertung.

    Heute ist daraus eine vernetzte Nutzererfahrung geworden.

    Menschen googeln, vergleichen, tippen, scrollen. Sie springen zwischen Instagram, OTA, Chatbot und Empfehlung aus dem Bekanntenkreis. Der Begriff „Customer Journey“ ist längst keine Linie mehr – sondern ein digitales Netz.

    Und das verändert alles.

    Laut aktuellen Studien setzen über 70 % der Hotels inzwischen auf personalisierte Kommunikation – Tendenz steigend. Auch KI-Marketing wächst: Hotels, die ihre Prozesse datenbasiert automatisieren, verzeichnen bis zu 2,3-faches Umsatzwachstum. Doch die Technik ist kein Selbstzweck. Sie muss sinnvoll eingebettet werden.


    Vier Stationen der neuen Guest Journey

    1. Buchung & Pre-Sales

    Ob Anfrage via Website oder Social Media – viele Gäste begegnen dem Hotel zuerst über ein digitales Tool.

    KI-Chatbots wie DialogShift oder HiJiffy liefern sofort Antworten – auch nachts um drei. Wer dazu noch eine sprachbasierte Lösung integriert, kann laut Studien bis zu 40 % mehr Anrufe bedienen, ohne mehr Personal.

    2. Check-in – aber anders

    Mit Lösungen wie HotelbirdSALTO oder Nuki funktioniert der Zugang zum Zimmer per Code oder App – ganz ohne Rezeption.

    Einige Anbieter ermöglichen auch Identitätsverifikation direkt im Buchungsprozess. Hotelbird meldet heute schon über 55 % digitale Check-ins – Tendenz steigend.

    3. Aufenthalt – mehr als nur Schlafen

    Vor Ort ersetzt ein Tablet den Ordner. Wünsche wie „Extra-Kissen“ oder „Late Checkout“ gehen direkt ans PMS.

    Upselling-Tools empfehlen passende Services, etwa Spa-Zeiten oder lokale Tipps.

    Das erhöht nicht nur die Zufriedenheit – sondern auch den Umsatz. Wichtig: Nur was relevant ist, wird als Service wahrgenommen.

    4. Check-out & Bewertung

    Kein Schlüsselabgeben, kein Warten: Gäste verlassen das Haus einfach. Die Rechnung kommt automatisch per Mail, inklusive Link zur Google-Bewertung. Wer smart ist, verbindet das gleich mit einem Newsletter-Opt-in – persönlich, aber DSGVO-konform.


    Automatisieren, ohne abzuschalten

    Digitalisierung bedeutet nicht, dass Gäste „alles allein“ machen müssen. Es bedeutet, dass sie entscheiden können: Möchte ich mit jemandem sprechen – oder einfach losgehen?

    Dafür braucht es Systeme, die mitdenken.

    Und einen Plan B, falls Technik ausfällt.

    Denn klar ist:

    Niemand verzeiht einen nicht funktionierenden Türcode um 22 Uhr – auch wenn der Espresso am Morgen himmlisch war.


    Drei Dinge, die Hotels jetzt beachten sollten:

    • Ansprechbarkeit bleibt zentral.Auch ein Chatbot braucht Eskalationsstufen. Ob WhatsApp, Voicebot oder Rückrufservice – Menschen möchten Menschen erreichen können.
    • Personalisierung ist mehr als ein Vorname.Idealerweise erkennt das System z. B., dass ein Gast beim letzten Mal laktosefreie Milch bevorzugt hat – und schlägt das automatisch wieder vor.
    • Insellösungen bremsen.Viele Hotels nutzen getrennte Systeme für Buchung, Bezahlung, CRM und Gästefeedback. Wer hier vernetzt denkt, kann nicht nur besser arbeiten – sondern smarter verkaufen.


    Nicht alles ist Plug & Play

    Gerade ältere Gäste fühlen sich mit digitalen Check-ins oft überfordert.

    Ein Beispiel von Reddit bringt es auf den Punkt:

    „Any guest over 50 is almost guaranteed to have a f***ing heart attack when they realize what they have to complete just to get in their room.“

    Auch juristisch bleibt es komplex:

    Digitale Buchung ist nicht gleich physischer Check-in.

    Hotels müssen weiterhin nachvollziehen können, wann ein Gast tatsächlich anreist.

    Datenschutz ist ein weiterer Knackpunkt:

    Tools wie IDnow oder Chekin verifizieren per Selfie, Ausweis und Liveness-Check. Das spart Zeit – muss aber 100 % DSGVO-konform umgesetzt werden.


    Fünf Schritte zur digitalen Guest Journey

    1. Status quo klären – Welche Schritte laufen bereits digital? Wo hakt es?
    2. Systeme vernetzen – PMS, CRM, Payment und Kommunikation sollten zusammenspielen.
    3. Prozesse auf Wahlfreiheit prüfen – Wer will, kann. Wer nicht will, muss nicht.
    4. Personalisierung intelligent einsetzen – Nur was wirklich passt, wird als Service empfunden.
    5. Datenschutz erklären – nicht verstecken. Klare Sprache, transparente Abläufe – kein Kleingedrucktes.


    Gastfreundschaft endet nicht mit dem Check-out – sie beginnt mit Vertrauen

    Hotels, die die Guest Journey heute neu denken, tun mehr als Prozesse zu automatisieren.

    Sie schaffen Freiräume. Für Gäste, die wählen können – und für Teams, die Zeit für das Wesentliche gewinnen:

    echte Gastfreundschaft.

    Denn der Moment, an dem ein Gast geht, ist oft der wichtigste:

    „Hier buche ich wieder.“

  • Vom Bauchgefühl zur Datenlage – wie KI Entscheidungen im Hotel smarter macht

    Vom Bauchgefühl zur Datenlage – wie KI Entscheidungen im Hotel smarter macht

    Ein Morgen in der Rezeption: Die Preise für den heutigen Abend sind noch nicht angepasst. Die Rezeptionistin fragt den Hotelmanager: „Was machen wir mit den Zimmern – runter mit dem Preis oder lieber abwarten?“ Er runzelt die Stirn, schaut aus dem Fenster, murmelt: „Wird schon laufen, Messe ist ja durch.“

    Am Ende bleiben vier Zimmer leer.

    So oder ähnlich laufen viele Entscheidungen in kleinen und mittleren Hotels – aus dem Bauch, mit Erfahrung, mit Herz. Doch was, wenn Künstliche Intelligenz (KI) helfen könnte, diese Entscheidungen klüger, datenbasierter und damit manchmal auch fairer zu treffen?


    Zwischen Erfahrung und Algorithmus

    In der Hotellerie geht es um Menschen. Doch hinter den Kulissen wird gerechnet, geplant, entschieden – und genau da kann KI ihren Platz finden. Sie ersetzt nicht das Gespür eines guten Gastgebers, aber sie ergänzt es: mit Vorschlägen, Mustern, Prognosen.

    Beispiele gefällig?

    • Revenue Management Tools analysieren Nachfrage, Mitbewerberpreise und Auslastung in Echtzeit. Systeme wie RoomPriceGenie oder Atomize helfen bei der dynamischen Preisgestaltung – automatisch, aber nachvollziehbar.
    • KI-gestützte Personalplanung kann mit historischen Buchungsdaten und Wetterprognosen den Personaleinsatz vorausschauend planen – sinnvoll gerade in Frühstück, Housekeeping und Service.
    • Gästedaten helfen bei der Angebotsentwicklung: Wer regelmäßig Spa-Pakete bucht oder spät anreist, freut sich über maßgeschneiderte Angebote – ohne dafür täglich die Gästeakte zu wälzen.

    Einwände? Verständlich.

    „Ich kenne meine Gäste besser als jeder Algorithmus“ – das ist kein falscher Satz. Aber er übersieht: KI kennt Daten, nicht Menschen. Sie sieht Trends, nicht Charaktere. Genau darin liegt ihr Wert – als Gegenpol zum Gefühl.

    Natürlich gibt es Grenzen:

    • Datenschutz ist kein Luxus, sondern Pflicht.
    • Transparenz: Mitarbeitende müssen verstehen, warum das System eine Empfehlung gibt.
    • Kosten und Aufwand: Nicht jede Lösung ist für jedes Haus geeignet.

    Aber: Es gibt immer mehr skalierbare Tools, die sich auch für kleinere Betriebe lohnen – ohne eigenes IT-Team.


    Vom Bauchgefühl zum Co-Pilot

    KI sollte keine Blackbox sein. Sie sollte so gestaltet sein, dass Hoteliers mit ihr arbeiten können – wie mit einem guten Assistenten. Nicht jeder Vorschlag muss angenommen werden, aber er sollte da sein.

    Denn Entscheidungen sind immer auch Verantwortung. Und manchmal hilft ein Blick in die Daten, um sie mit noch mehr Sicherheit zu treffen.



    Mut zur Datenlage – ohne das Herz zu verlieren

    Gastlichkeit bleibt menschlich. Aber operative Entscheidungen müssen nicht mehr im Blindflug getroffen werden. Wer sein Bauchgefühl mit KI ergänzt, wird agiler, sicherer und oft auch gerechter.

    Vielleicht bleibt das Bauchgefühl dann, was es immer sein sollte: die letzte Instanz – aber nicht die einzige.